۳۰ رهنمود کلیدی برای کوچک سازی موفق

هر سازمانی چرخه حیاتی دارد، که از یک ماموریت اولیه شروع می شود، طفولیت، رشد سریع، بلوغ و تکامل خود را پشت سر می گذارد، در این مرحله سازمان دو انتخاب دارد، یا اینکه به سمت افول حرکت کند و یا در برخی ماموریت ها و جهت گیری های کلان تجدید نظر نماید.<4D6963726F736F667420576F7264202D20DAE1E120D4DFD3CA20CFD120D1E6E

ولی متاسفانه سازمانها در این مرحله به دلیل بزرگی ایجاد شده در مرحله رشد، همه مسائل و آسیب ها را در بزرگی سازمان می بینند و اولین و گویا دردسترس ترین تصمیم را می گیرند: کوچک سازی

اغلب مدیران حیات و ممات سازمان خود را در موفقیت یا شکست فرایند کوچک سازی می دانند. در حالی که نمی دانند یا نمی خواهند بدانند در این فرایند ممکن است بهترین نیروهای خود را از دست بدهند یا از جنبه دیگری اگر بخواهیم ببینیم، چه فرصتهای رشد دیگری از اطریق این نیروهای آموزش دیده در شرکت را از دست می دهند.

نکته: نباید فراموش کرد مثلا ممکن است جایی لازم باشد به دلیل نیاز به تغییری که در فرهنگ احساس می شود بخشی از نیروها تغییر یا حذف شوند. ولی این جدای بحثی است که من دارم. من معتقدم کوچک سازی تنها یک روش است برای رسیده به یک هدف. شاید برای رسیدن به همان هدف روشهای دیگر بهتر و کم دردسرتری هم وجود داشته باشد.

جالب است بدانیم که تحقیقات مختلف به ما نشان می دهند که کوچک سازی در اغلب موارد حتی در صورت موفقیت در اجرا، به نتایج پیش بینی شده منجر نمی شود. تنها به عنوان نمونه به چند مورد از مطالعات می توان اشاره نمود:

  •  بیشتر سازمانهایی که کوچک سازی در آنها انجام شده، بهبود زیادی در کارایی، اثربخشی و بهره‌وری نداشته‌اند(گاندولفی، ۲۰۰۹).

  • اکثر پژوهش‌های انجام شده‌ی مرتبط با اثرات مالی کوچک‌سازی، بر عدم تاثیر آن بر مزایای مالی تاکید دارند و بیشتر بر جنبه‌های منفی که کوچک‌سازی می‌تواند بر فعالیت‌های مالی داشته باشد، تاکید می‌کنند. شواهد و مدارک زیادی دال بر این مطلب وجود دارد که یک استراتژی کوچک سازی احتمال کمی دارد که اثربخش باشد(مکی،۲۰۰۴).
  • بیشتر تلاشهای کوچک‌سازی همانطور که از متون و شواهد تجربی استخراج می‌شود، نتایج مالی بد و حزن انگیزی داشته و پیامدهای مالی آن ویرانگر بوده است(برک و گرین گلاس،۲۰۰۰).

این تنها بخشی از حجم وسیع مطالعاتی بود که در خصوص موفقیت کوچک سازی انجام گرفته است. جدای نتایج مالی، نتایج انسانی و سازمانی نیز گاهی ناراحت کننده و خیره کننده است. میزان تنش و فشار روانی که روی نیروهای باقی مانده وجود دارد. حس عذاب وجدان و احساس عدم امنیت و خیلی موارد روانشناسی دیگر که نهایتا منجر به بی اعتمادی به مدیریت و کاهش مشارکت و نتیجتا کاهش بهره وری افراد می گردد. بنابراین این تصور که موثرترین راهکار در مرحله تکامل، کوچک سازی است، کمی کوته نظری است.

با اینحال هر کاری اصولی دارد. اگر از اصول آن پیروی کنیم احتمال موفقیت آمیز بودن آن اقدام بیشتر خواهد شد. محققان مختلفی در خصوص کوچک سازی مطالعه کرده و مواردی را متذکر شده اند. در ادامه ماحصل و خلاصه آنچه در تحقیقات مختلف اشاره شده است را اشاره خواهم کرد. این رهنمودها به تفکیک حوره های سازمانی و دسته بندی شده ارائه می شود تا بدانیم در هر مرحله از خصوصی سازی چه اقداماتی ضروری است:

رویکرد و جهت گیری کلان

  1. به جای اینکه کوچک سازی را برنامه ای کوتاه مدت در نظر بگیریم باید به آن به عنوان یک استراتژی بلند مدت و راهی برای بقا نگاه کنیم.
  2. نگاه به منابع انسانی به عنوان دارایی نه به عنوان یک منبعی که باید در آنها سرمایه گذاری کنیم.
  3. به کوچک‌سازی به عنوان فرصتی برای بهبود نگاه کنیم به جای اینکه آنرا واکنشی به تهدیدها و بحران‌ها ببینیم.

آماده سازی

  1. قبل از اینکه الزامی برای کوچک‌سازی بوجود بیاید باید خود را برای آن آماده کنیم.
  2. شناسایی ماموریت‌های آینده سازمان، شایستگی‌های اصلی و ساختار سازمانی مناسب برای اجرای آن ماموریت، ضروری است.
  3. به جای اینکه کوچک‌سازی را به عنوان دلیل از دست دادن اختیار در نظر بگیریم، باید آنرا به عنوان یک استراتژی بهبود در نظر بگیریم و به این منظور شناسایی اهداف کوچک‌سازی ضروری است.

مشارکت و درگیری در فرایند

  1. کارکنان را در شناسایی اینکه چرا تغییر از طریق کوچک‌سازی ضروری است  و همچنین در اجرای این تغییرات مشارکت دهیم.
  2. به جای اینکه تنها مدیریت ارشد مسئولیت کوچک‌سازی را به عهده داشته باشد، کلیه کارکنان را درگیر کنیم.
  3. به جای اینکه در کوچک‌سازی تنها بر داخل سازمان تمرکز کنیم، مشتریان، عرضه‌کنندگان را نیز در طراحی و اجرای استراتژی‌های کوچک‌سازی درگیر کنیم.

رهبری

  1. باید اطمینان حاصل کرد که رهبری در دسترس است و به صورت مناسبی با افرادی که بوسیله کوچک‌سازی تحت تاثیر قرار می‌گیرند، در تعامل است.
  2. کوچک‌سازی را به جای اینکه راهی برای فرار از گذشته بدانیم، روشی برای پیوند به اهداف سازمانی تعریف کنیم.
  3. رهبری باید در اجرای کوچک‌سازی به جای اینکه همواره در پی اتخاذ موضع دفاعی و یا دیدگاه بدبینانه باشد، همواره انرژی مثبت و ابتکار عمل داشته باشد.

ارتباطات

  1. باید اطمینان حاصل کرد که تمام افراد مرتبط با فرآیند کوچک‌سازی از اهداف، استراتژی هایی که در حال اجراست، هزینه ها، چارچوب زمانی و غیره آگاهی کامل دارند.
  2. به جای اینکه تنها تصمیمات را ابلاغ کنیم و اجازه جولان به شایعات را بدهیم، در طول فرایند کوچک‌سازی کانال‌های ارتباطی را باز بگذاریم و به طور مداوم و صادقانه به کارکنان از روند پیشرفت و تحول در سازمان گزارش دهیم.
  3. ارزیابی را نباید پس از پایان پروژه انجام داد و بهتر است در طول اجرای آن  نیز ارزیابی هایی از نحوه مشارکت افراد فرآهم آوریم.

حمایت

  1. باید حمایت و توجه مساوی به افرادی که باقیمانده‌اند و افرادی که سازمان را ترک کرده اند، فراهم آوریم.
  2. قبل از اینکه دست به اجرای کوچک‌سازی بزنیم، باید آموزش‌های مناسبی برای افراد درگیر در فرایند فرآهم آوریم.
  3. به جای اینکه تنها یک حمایت مالی جزئی از کارکنانی که سازمان را ترک می‌کنند فراهم آوریم، باید مزایای دیگری از جمله خدمات مشاوره ای و کمک در کاریابی نیز برای آنها فرآهم آوریم.

کاهش هزینه

  1. به جای اینکه صرفاً بر کاهش افراد متمرکز باشیم، می توانیم در این مسیر دامنه متنوعی از فعالیت‌های کاهش هزینه، از قبیل محدود کردن اضافه کاری و ارائه مرخصی بدون حقوق را بکار گیریم.
  2. به جای اینکه تنها بر هزینه‌های قابل مشاهده و ویژگی‌های قابل ارزیابی متمرکز شویم، می توانیم بر حذف منابع اضافی سازمان که اغلب نادیده انگاشته می‌شوند مانند اتلاف پنهان منابع که در سازمان وجود دارد و کمتر به چشم می‌آید، متمرکز شویم.
  3. به جای اینکه فرض کنیم که تنها فرایندهای قدیمی باید حفظ شوند، باید همه فرآیندهای سازمانی را به منظور حذف ناکارآمدی‌ها و فرآیندهای اضافی و مراحل و گامهایی که برای سازمان ارزش افزوده ندارند و همچنین منابعی که برای سازمان ارزش افزوده ندارند، به تصویر بکشیم و مورد تجزیه و تحلیل قرار دهیم.

ارزیابی

  1. به منظور یافتن راهی برای کوچک‌سازی، بهتر است علاوه بر تعداد افراد، سرعت و زمان کار را نیز مورد بررسی قرار دهیم.
  2. به جای اینکه تنها بر خروجی در ارزیابی متمرکز شویم، بهتر است تا ارزیابی‌های خاصی از همه فعالیت‌ها و فرآیندهایی که لازم است مورد بررسی قرار گیرد، انجام دهیم.
  3. زمانی که کوچک‌سازی و باز طراحی سازمان در حال وقوع است بهتر است تا ارزیابی هایی از مهارتها، تجارب و همه مشخصه‌های منابع انسانی انجام دهیم.

اجرا

  1. به جای اینکه صرفاً بر استراتژی کاهش تعداد نیروی انسانی متمرکز شویم، می‌توانیم مجموعه متنوعی از استراتژی‌های کوچک‌سازی از جمله استراتژی‌های طراحی مجدد و استراتژی‌های سیستماتیک را بکار گیریم.
  2. کوچک‌سازی را باید به صورت منصفانه‌ و عادلانه از طریق اطمینان حاصل کردن از اینکه اثرات جانبی زیادی بر اقلیت و گروه‌های ضعیف ندارد، اجرا کرد و نباید آنرا از موضع قدرت و به صورت آمرانه بدون توجه به اثرات جانبی آن ارائه کرد.
  3. در حین کوچک‌سازی باید فرصتهایی برای رشد و توسعه افراد فرآهم آورده شود، به جای اینکه از همه چیز غیر از مزایای مالی و سود صرف نظر شود.
  4. به جای اینکه تنها بر زنجیره فرماندهی تمرکز کنیم، باید تیم‌های میان وظیفه‌ای و میان سطحی به منظور طراحی و اجرای کوچک‌سازی ایجاد کنیم.
  5. سیستم‌های ارزیابی، پاداش دهی، انتخاب و توسعه و ارتباطات را به منظور انعکاس اهداف کوچک‌سازی تغییر دهیم، به جای اینکه، این سیستم‌ها را صرفاً شبیه به شکل‌های قبلی آن استفاده کنیم.
  6. اجرای کوچک‌سازی را با کارهای ساده باید شروع کرد مانند تغییر چیزهایی که می‌توانند به سرعت تغییر کنند. این اقدام مزایای فراوانی دارد که مهمترین آن ایجاد انگیزه و تقویت روحیه اعضای گروه و سازمان است.

نکته ای که بسیار مورد تاکید دارم این است که کوچک سازی هدف نهایی نیست، وسیله ای برای رسیدن به کارایی و اثربخشی بیشتر. معمولا اولین اقدامی که به ذهن مدیران می رسد، کوچک سازی نیروی انسانی است ولی اینرا در نظر نیم گیرند که در این فرایند چه سرمایه ای را از دست می دهند. بنابراین توصیه اکید این است که قبل از اینکه این اقدام را شروع کنیم، بررسی کنیم مسئله اصلی چیست، شاید با روش های دیگری بتوان به اندازه ای که مد نظر است کارایی و اثربخشی را افزایش دهیم.

پیروز و پایدار باشید.

پ.ن: در صورت علاقه به این موضوع می توانید به فصل چهارم کتاب "رویکردهای نوین در مدیریت منابع انسانی" نوشته اینجانب که توسط نشر دانشگاهی منتشر شده است، مراجعه کنید. در این فصل مبحث کوچک سازی نیروی انسانی به صورت کامل بحث شده است.

اگر مفید بود با دوستان خود به اشتراک بگذارید.

 

4 دیدگاه دربارهٔ «۳۰ رهنمود کلیدی برای کوچک سازی موفق»

  1. بازرگان عاقل

    امروز کلی سرچ کردم، مطلبی به خوبی مطلب شما پیدا نکردم.به نظرم اگه مطالب همه‌ی سایت‌ها مثل مطلب شما بود خیلی خوب میشد.

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *