فرایند اجتماعی سازی کارکنان جدیدالاستخدام

در نوشته قبلی به اهمیت اجتماعی سازی کارکنان پرداختم. در این نوشته مراحل مرتبط با این اجتماعی سازی را تشریح خواهم کرد. فرایند جامعه پذیری را می توان به این صورت تعریف کرد:

گام اول: بسترسازی

• الف : ضروریست در وهله اول فرهنگ سازمانی بطور مشخص تعریف شود. بدیهیست مبنای این تعریف اهداف و استراتژی های تعیین شده از طرف مدیریت ارشد شرکت بوده و همزمان اصول دیگر مانند منشور اخلاقی، ارزیابی عملکرد و غیره باید مدنظر قرار گیرد. آشنا بودن کامل کلیه پرسنل شرکت به اهداف و استراتژی های شرکت و خصوصاً افرادی که در بدو ورود نیروی تازه وارد با وی سروکار دارند بسیار ضروری است. مسئولین لازم است در این زمینه یک پروژه جداگانه تعریف کرده تا اطمینان حاصل شود که کلیه کارکنان براحتی می توانند اهداف شرکت را بیان کنند. عدم توجه به این امر می تواند تأثیر منفی بر نیروی تازه وارد داشته باشد.
• ب : برای ترویج فرهنگ مناسب سازمانی لازم است کلیه مدیران ارشد خصوصاً مدیران ارشد، میانی و سرپرستان به این امر توجه خاص نموده و بخشی از وظایف ذاتی خود بدانند تا بتوانند به نحو مطلوب به فرد تازه استخدام شد، منتقل شود. عدم توجه کافی به این امر تأثیر منفی و ناامید کننده روی تازه واردین خواهد داشت.

گام دوم: قبل از استخدام

• هر گونه اطلاع رسانی، آگهی و تماس با متقاضی کار می تواند بیانگر فرهنگ سازمان باشد. استفاده از فضای مجازی بطور حرفه ای در این حوزه کمک مناسبی است. ایجاد صفحه  CAREER PAGE روی شبکه Linked و همچنین وبلاگ خاص شرکت Job blog علاوه بر مساعدت به یافتن نیروی نخبه در نشان دادن فرهنگ پیشرو شرکت در حوزه منابع انسانی تأثیر خوبی دارد.

گام سوم: مصاحبه ها

• هر کدام از دپارتمانها برای مصاحبه با متقاضی باید چک لیست خاص و مرتبط خود با نمره دهی یک تا صد داشته باشند. مبنای سوالات اهداف و برنامه های هر دپارتمان، منبعث از اهداف و استراتژی های شرکت است خواهد بود.
• سوالات باید بیانگر انتظارات بالای شرکت در کلیه حوزه های فنی و غیر فنی باشد ولو اینکه باعث رنجش متقاضی شود. سوالات منابع انسانی در زمینه توانایی های کلی فرد از اهمیت بالایی برخوردار است. در یکی از مقالات مرتبط با منابع انسانی شرکت مایکروسافت اشاره شده بود که این شرکت در مصاحبه ها برای توانایی های  فردی، هوشی، استعداد، خلاقیت و انگیزه داشتن فرد بیشتر از دانش فنی فرد اهمیت قائل است. این رویه تقریبا در تمامی شرکتهای حرفه ای به این صورت است.
• ضروریست سوالات تعیین شده توسط کلیه واحدها توسط منابع انسانی بررسی شده و از هماهنگ بودن کلیه مصاحبه ها در راستای اهداف شرکت اطمینان حاصل شود.
• مصاحبه کنندگان لازم است با متقاضیان رفتار آرام، اخلاقی و جاذبانه داشته و نشان دهند که اعضاء وفادار به شرکت و معتقد قلبی به اهداف و مدیریت ارشد شرکت هستند و همزمان از فرد انتظارات بالایی دارند.
• سوالات مصاحبه ها ضروریست بر مبنای اهداف درازمدت شرکت تنظیم شود نه اهداف کوتاه مدت.
• مجموعه جمع بندی منابع انسانی و واحد متقاضی باید بیانگر این باشد که متقاضی از 50% کارکنان فعلی واحد بالاتر است.
• اگر فردی تشخیص داد که فردی بسیار نخبه و استثنایی از شهرستانها متقاضی کار در شرکت است هزینه مسافرت وی به تهران برای انجام مصاحبه ها از طرف شرکت پرداخت شود.
• در کلیه مصاحبه ها یک سوال مربوط به یک کار چشمگیر و خلاقانه در مشاغل قبلی فرد اختصاص داده شود.

گام چهارم: روز شروع بکار

• روز شروع به کار فرد یکی از حیاتی ترین و کلیدی ترین نقاط در فرایند جامعه پذیری است. این روز بایستی با همراهی یک منتور شروع شود و میتوان سمینار معرفی شرکت را همین روز برگزار کرد.

• کلیه همکاران واحدها که دپارتمان خود را معرفی می کنند در صحبت های خود به اهداف و استراتژی های سازمان اشاره نموده و امور اجرایی را مرتبط با اهداف مذکور تبیین نمایند.
• سخنرانان نشان دهند که پرسنل وفادار و عضوی از یک خانواده بزرگ هستند.
• دفترچه راهنمای سازمان بسیار کاربردی است. پیشنهاد می شود در شروع آن اهداف و استراتژی های سازمان آورده شده و در جایی به لزوم و اهمیت رعایت سطوح سازمانی اشاره شود.
• قبل از ورود فرد به محل کار، جای فرد باید مشخص بوده، کامپیوتر فردی حاضر و ایمیل پرسنلی تنظیم شده باشد. ملزومات اداری، خودکار، منگنه، قفسه و … نیز تهیه شده باشد.
• از طرف دپارتمان مربوطه یک کارت تبریک شروع بکار و خوش آمدگویی روی میز فرد گذاشته شود.
• مسئول هر واحد شخصاً فرد تازه وارد را به کلیه پرسنل و مدیریت معرفی نماید و از طرف همه به فرد خوش آمد گفته شود.
• نیروهای خدماتی، محل صرف غذا و پارکینگ احتمالی به فرد معرفی شود.

گام پنجم: مدیریت عملکرد

• از طرف رئیس و یا مدیر واحد باید برای فرد تازه وارد برنامه یک هفته ای، ماهیانه، سه ماهه و یکساله تنظیم و خواسته شود امور به نحو مطلوب انجام شود. در هر مقطع عملکرد فرد بررسی و ارزیابی شود و یادآوری گردد ادامه قرارداد منوط به نتیجه مطلوب خواهد بود. نتیجه مذکور صرفاً در حوزه فنی نبوده و در ابعاد دیگر مانند نظم، تلاش، اخلاق مداری، خلاقیت، رعایت شئونات، انگیزه، عدم حاشیه و رعایت مراتب سازمانی باید یادآوری و متعاقباً ارزیابی شود.
• همراهی و توجه صمیمانه سرپرست با نیروی تازه وارد در کلیه مقاطع فوق الذکر اهمیت بالایی دارد.

اینها مهمترین مراحل مرتبط با جامعه پذیری هستند که با طی کردن آنها میتوان اطمینان یافت در سه مرحله قبل، حین و بعد از استخدام فرد تحت مراقبت مرتبط بوده است.