توصیه هایی به مدیران در خصوص بازخورد

اغلب ما در مواجهه با خطاهای دیگران با زبان تند و تیزی و به اسم بازخورد شروع میکنیم به نقادی وبدون در نظر گرفتن بسیاری مسائل از جمله شخصیت انسانی افراد، آنرا به باد نقد میگیریم و بعد هم با این عبارت که من خیر و صلاح وی را میخواهم و میخواهم توسعه پیدا کند هر چه در دل تنگمان هست به اصطلاح بار طرف میکنیم. اما آیا این کار بازخورد دادن است؟ 

به جهت اهمیتی که شخصیت انسانی دارد و به منظور تاکید بر آن، ابتدا یک جمله از تذکره الاولیا در باب ذکر یحیی معاذ رازی قدس الله روحه العزیز عرض کنم که می فرماد نصیب مومن از تو سه چیز باید که بود:

• یکی آنکه اگر منفعتی نتوانی رسانید مضرتی نرسانی؛
• و اگر شادش نتوانی گردانید باری اندوهگن نکنی؛
• و اگر مدحش نگویی باری نکوهش نکنی. 

از همین استفاده کنیم میتوانیم سه ویژگی برجسته برای بازخورد بیان کنیم:

• بازخورد بایستی منفعتی برای فرد باشد، بنابراین وقتی موردی با فرد طرح شد، پس از اتمام گفتگو فرد بتواند برای خود آورده ای از این گفتگو داشته باشد.
• موجبات دلخوری فرد را فراهم نکند؛ ممکن است در ابتدای گفتگو فرد ناراحت شود ولی بایستی مسیر به نحوی پیش رود که فرد احساس کند این موارد به جهت اهمیت فرد برای سازمان طرح میشود و چون توسعه فرد برای سازمان مهم است بازخوردی(احتمالا منفی) به وی داده میشود. 
• و ابزار تخریب فرد نباشد. نبایستی بازخورد ابزاری برای تخریب دیگران(خودآگاه یا ناخودآگاه) باشد. ضمن اینکه در ادبیات بازخورد، هم بازخورد مثبت داریم و هم بازخورد منفی. بنابراین نبایستی تجارب افراد از بازخورد همیشه منفی باشد تا اسمش آمد افراد تصور کنند قرار است تخریب شوند.

با همین رویکرد چند توصیه و نکته برای مدیران دارم:

• هدف داشتن عملکرد عالی است ولی این نبایستی به سمت کمالگرایی برود که هر عملکردی زیر سوال برده شود. به طور کلی تبدیل شدن از نقطه ی 10- به صفر ممکن است کار راحتی باشد اما اینکه از صفر به عالی برسی مسئله‌ی متفاوتی است. 
• هر فردی منحصر به فرد است، ما نمی خواهیم و نباید بخواهیم که همه در همه جنبه های رفتاری و عملکردی عالی باشند. فردی که ارتباطات ضعیفی دارد ممکن است با بازخورد بهتر شود ولی آیا واقعا لازم است ارتباطات وی بهبود یابد، شغل دیگری در سازمان نیست که همین فرد با همین سطح از ارتباطات در آن موفق باشد؟ اگر جواب بلی است دادن بازخورد برای بهبود وضعیت ارتباطی ایشان وقت تلف کردند است.
• تمرکز در بازخورد بایستی روی بهتر شدن باشد، تمرکز بر نقاط منفی و عباراتی مانند اینکه من اگر جای تو بودم فلان کار را میکردم، به صورت مبنایی ایراد دارد.
• نقاط قوت فعالیت هایی هستند که شما را قوی تر می کنند و نقاط ضعف فعالیت هایی هستند که شما را ضعیف تر می کنند. این بر خلاف باور عمومی است که نقاط قوت چیزی است که ما در آن خوب هستیم و نقاط ضعف چیزی است که ما در آن عملکرد ضعیفی داریم. ممکن است در زمینه ای عملکرد فوق العاده ای داشته باشیم اما از آن متنفر باشیم و این زمینه ها ما را قوی نمی‌کنند.

با این رویکرد، مسییر تیم کاری را مشخص کنید، با افراد تیم در خصوص مسیر آینده گفتگو کنید و در خصوص عملکرد مورد انتظار توافق کنید و نهایتاْ تمرکز را روی شناخت نقاط قوت افراد بگذارید و با تکیه بر آنها تیم خود را اداره کنید.