توافقنامه عملکردی؛ واکنشها!

شاید این جمله را بارها و بارها شنیده باشید که «مشکل بشر ارتباطش هست». اگر سیاستمداران بیشتر با مردم خود گفتگو میکردند، اگر پدر مادر ها بیشتر با فرزندان خود گفتگو میکردند، اگر دوستان بیشتر با یکدیگر گفتگو میکردند و هزاران هزار از این اگرها، شاید وضعیت بشر خیلی بهتر از چیزی بود که الان هستیم، شاید هیچوقت هیچ جنگی، طلاقی، خودکشی، دلخوری پیش نمی آمد و چه بگوییم که مشکل بشر ارتباطش هست و شاید از سخت ترین تمرینهایی که از کودکی مشغول انجامآن است همین گفتگو است و تا زمان مرگ هم ادامه دارد.

در همین فضا، یکی از پیچیده ترین روابط  و البته مهمترین روابط هر فرد، ارتباط با مدیر و زیرمجموعه است. معمولا عمده ی گفتگوها در این رابطه(مدیر-کارمند) حول مسائل کاری است که البته همین گفتگو ها هم با تعاریف استاندارد گفتگو(که بایستی شامل گفت و شنود باشد) فاصله زیادی دارد وبیشتر در فضای مکاتبات رسمی، صدور دستور و فرمان پذیری طی میشود. شنیده اید حتما که اگر در تمامی مسائل با مدیر خود هم نظر هستید حتما یکی از شما دو نفر اضافه اید ولی اغلب به دلیل اینکه فضای گفتگو محیا نیست و گفتگو تمرین نشده است افراد وارد فضا مخالفت نمیشوند و در دراز مدت حرفهای نگفته ی زیادی طرح میشود.

خب سوال این است که چگونه گفتگو را تمرین کنیم؟

یکی از راه های تمرین گفتگو در فضای سازمانی، اجرای توافقنامه عملکردی است. به این معنی که مدیر و کارمند در ابتدای هر دوره عملکردی(سالانه، شش ماهه و سه ماهه) جلساتی را ترتیب دهند و در مورد انتظارات از یکدیگر گفتگو کنند، رو در رو و با حضور یک تسهیلگر سازمانی(که معمولا مدیر منابع انسانی یا نماینده ای از طرف ایشان است).

این رخداد، خیلی از سوء تفاهمات را بر طرف میکند، انتظارات طرفین از یکدیگر را روشن میکند و مبنایی فراهم میکند تا در آینده بتوان عملکرد طرفین را ارزیابی نمود. نهایتاْ‌ این اقدام منجر به افزایش پاسخگویی و مسئولیت پذیری طرفین نسبت به موضوعات طرح شده در توافقنامه خواهد شد.

نکته جالب، واکنشها به این توافقنامه است که بعضا خیلی جالب توجه هستند:

• اغلب مدیران در یک فضای اداری و مکتوب سعی به تکمیل توافقنامه دارند، فرم ها را برای همکاران ارسال کنند و ایشان مکتوب تکمیل کرده و سپس برای واحد منابع انسانی ارسال کنند.
• استقبال کارکنان و مدیران ارشد از فرمهای توافقنامه عملکردی بیشتر از استقبال مدیران میانی و سطوح سرپرستی است که این موضوع حکایتهای نهفته زیادی دارد از جمله اینکه احتمالا به دلیل فقدان مهارتهای لازم برای گفتگو(که یکی از شایستگیهای کلیدی هر مدیری است) فضای گفتگو از سوی مدیران میانی و سرپرستان بسته نگاه داشته شده است.
• مدیری که سراسیمه به منابع انسانی مراجعه میکند و میگوید من هرگز با خانم ایکس توافق نمیکنم، میگوییم بیشتر گفتگو کنید ما هم تسهیل میکنیم تا توافق حاصل شود ولی اساسا گفتگو را نفی میکند. سوال مهم این است که مگر میشود با یک نفر کار کرد ولی با وی گفتگو نکرد یا مبنایی برای عملکرد فراهم نکرد؟
• مدیری که مدرک عالیه از دانشگاه هم دارد سالها تجربه دارد ولی نمیداند چه انتظار کاری و رفتاری از همکار خود دارد و کارمندی که نمیداند چه انتظاری از مدیر خود دارد.
• مدیری که نمیتواند شاخص های کیفی و کمی برای عملکرد همکار خود ترسیم کند.
• همکاری که نزدیک به دو صفحه در مورد انتظارات خود از مدیرش نوشته ولی حتی یک بند از انتظارات مدیر از وی را قبول ندارد و مدعی است که این انتظارات توقع بیجا و بیشتر از عملکرد مورد انتظار من است.
• و نکته جالبتر مدیری که نمیداند وظایف به چه نحوی در مدیریت وی توزیع شده و برخی انتظارات عملکردی را که بایستی از خانم ایکس داشته باشد برای آقای ایگرد نوشته است.

تقریبا ۲هفته است که این اقدام شروع شده و آموزشهای لازم به مدیران داده شده است. تا کنون فرمهایی که تکمیل شده نتایج خیلی جالبی به همراه داشته و شاخصهای جالب توجهی برای برخی مشاغل استخراج شده است. انتظار و برآورد این هست که  این اقدام مبنایی برای ارزیابی عملکرد کمی و کیفی افراد شود. گام بعدی، پس از حصول توافق، هدایت و حمایت از انتظارات طرفین بوده و نهایتا در دوره های ۳ و ۶ ماهه بایستی انتظارات به روز شوند. همه این ها انجام میشود چون که عملکرد بد یک سازمان، از عملکرد بد کارکنان ناشی نمیشود، بلکه مدیریت نشدن کارکنان است که منجر به عملکرد بد میشود.