خلاصه پادکست HBR: مسایل و مشکلات دور کاری

مترجم: سروش احمدی پور، دانشجوی کارشناسی ارشد MBA دانشگاه علامه طباطبایی

در این پادکست که با حضور استاد دانشگاه بوستون شیبهان اومهنی(Siobhan O'Mahony) به مشکلات و مسائل مختلف در زمینه های مختلف در زمینه دور کاری میپردازد.خانم اومهنی در این برنامه حاضر شده است و پاسخ گوی سوالات افراد در زمینه دور کاری میباشد.

پروفسور اومهنی تمرکز فعالیت خود را به خلاقیت و نواوری در زمینه کسب و کار معطوف کرده است و گرایش اصلی تحصیلی ایشان استراتژی و نواوری است ایشان تحصیلات خود در مقطع کارشناسی را در سال ۱۹۹۱ در رشته کارگری صنعتی در دانشگاه CONROLLبه پایان رسانده است و در سال ۱۹۹۳ نیز در مقطع فوق لیسانس از همان دانشگاه فارغ التحصیل شده است. سپس در مقطع PHDبه دانشگاه استنفورد رفته و در سال ۲۰۰۲  از این دانشگاه موفق به اخذ این مدرک شدند.ایشان بین سال های ۲۰۱۰ تا ۲۰۱۹ یازده مقاله در زمینه ای مختلف انجام داده اند و در این مدت ۹ جایزه در زمینه ی مطالعاتی خود کسب کرده اند و هم اکنون به عنوان هیئت علمی در دانشگاه بوستون مشغول به فعالیت میباشند.

مقدمه

در ابتدای برنامه خانم اومهنی در پاسخ به این سوال مجری برنامه که به نظر شما مهمترین مشکل در زمینه دور کاری چیست؟ پاسخ میدهد که بزرکترین مشکل این است که افرادی که برای شما کار میکنند شما را فراموش می کنند برای مثال تاثیر حضور فیزیکی شما در محیط کار نادیده گرفته میشود مثلا تایم استراحت بیشتری خواهند داشت و از پروتکل ها و قوانین مجموعه دور خواهند شد و شما امکان تصحیح کردن رفتار های اشتباه کارمندان را نخواهید داشت و این اشتباهات هر چند کوچک که حتی ممکن است شما از ان بی اطاع باشید خودشان را در نتیجه کار نشان خواهند داد.همچنین فرصت ارتباط گرفتن با به صورت پیوسته در تماس بودن با انها را نیز از دست خواهید دا.

سوال اول

شخصی پرسیده که مدتی است از کار دفتری خود ارتقا پیدا کرده و به سمت مدیر فروش شرکت منصوب شده بود و این وظیفه را به صورت دورکاری انجام میداد. این شخص احساس میکند که خلاقیتی که در دفتر کار با استفاده از رابطه بین افراد ایجاد شده بود از دست رفته و از این نظر فرصت های مناسبی را از دست داده است همچنین احساس نامرئی بودن در این شخص به وجود امده است و احساس میکرد سازمان قابلیت و و توانایی های او را نمیبیند و دیگر عنصر مهمی برای سازمان نیست, شخص در ادامه میگوید که افراد و همکاران او در فاصله ای نیستند که بتواند به صورت منظم به انها سرکشی کند و ایده های جدید خود را با انها در میان بگذارد و معمولا از طریق ایمیل با یکدیگر در تماس هستند.

پروفسور اومهنی در پاسخ به پرسش و شرایط کسی که این سوال را پرسیده بود گفت که در بدترین حالت افراد برای شرکت در همایش ها و یک هفته در سال و یا شاید حتی کمتر فرصت جمع شدن با بقیه کارمندها و ایجاد ارتباط با انها را خواهند داشت واین نیز در صورتی که افراد کار خود را به درستی انجام دهند فرصت بسیار مناسبی خواهد بود, ولی مهمترین چیزی که باعث میشود که افراد نامرئی نباشد عملکرد انها در بخش یا ماموریت است که به انها داده میشود مثلا به عنوان مشاوره به فردی که این سوال را پرسیده بود (شخص مسئول قسمت فروش بود) گفت که حداکثر توانایی و بهترین عملکرد خود را در این بخش قرار بده و مطمئن باش که در صورتی که عملکرد مناسبی در این بخش داشته باشی توانایی های تو در سازمان دیده خواهد شد و مهم نیست که افراد دیگر سازمان در نزدیکی تو زندگی کنند یا بتوانی انها را به صورت پیوسته ملاقات کنی یا نه, فقط به مشتریان و قسمت فروش فکر کن و بهترین عملکرد را از خودت نشان بده.

سوال دوم:

در ادامه برنامه مشکل نفر بعدی این است که با خانمی که از راه دور برای این شرکت فعالیت میکند با مشکل مواجهه شده اند به این صورت که این خانم با توجه به حساسیت زیادی که دارد و با استفاده از منابعی که شاید به صورت کامل مورد تایید نباشند(مثلا منابع نامعتبر علمی یا سایت ها مختلف در فضای مجازی) نگرانی های خود را نسبت به فعالیت های فنی شرکت که در زمینه ی مهندسی هستند ابراز میکند و با این عمل بقیه اعضای تیم را هم نسبت به فعالیت شرکت دچار تردید میکند و هزینه ی بسیار زیادی را برای مجموعه ایجاد میکند ,همچنین باعت نارضایتی ریاست مجموعه میشود. در اکثر موارد بعد از بررسی دقیق موارد ذکر شده توسط این خانم توسط گروه مهندسی به این نتیجه میرسند که ریسک تئوری که این خانم به ان اشاره کرده صحیح نبود و فقط در این میان هزینه و وقت زیادی از مجموعه گرفته شده است.از طرفی چون اطلاعاتی که با این خانم رد و بدل میشود معمولا از طریق ایمیل میباشد تصحیح اشکالات موجود در طرح او زمان زیادی از مجموعه میگیرد.

پاسخ کارشناسان نسبت این سوال این است که اولا این مورد به خودی خود اشکالی ندارد زیرا این خانم مشغول به انجام وظیفه خودش به عنوان کارشناس است و حق دارد که نسبت به مسائل مختلف حساس و نگران باشد.اما در حالت کلی کارشناسان برنامه عقیده دارند که شرکت به جای دور کاری ممکن است این فرد را از مجموعه خود دور کرده باشد (مشکل بسیار رایجی است که در بعضی مجموعه ها نسبت به افراد دور کار وجود دارد). و این باعث به وجود امدن حساسیت زیاد و حس عدم امنیت در این خانم شده باشد و این عامل باعث شده است که او نسبت به همه مسائل پروژه احساس نگرانی و استرس پیدا کند.پاسخ خانم اومهنی به این پرسش به این صورت است که مجموعه باید این فرد را زودتر و بیشتر درگیر مسائل مختلف مربوط به پروژه نماید تا احساس بهتری به این فرد دست دهد.مخصوصا اینکه این فرد در زمینه فنی و مهندسی مشغول به فعالیت است بهتر است بیشتر به دفتری مرکزی شرکت بیاید و با افراد دیگر گروه به صورت چهره به چهره مشغول بحث و تبادل نظر شود.ولی بهترین راه حل برخورد با این مشکل این است که این قبیل افراد زودتر در جریان امور قرار بگیرند و در زمان برنامه ریزی وطرح ریزی نیز در مجموعه حضور داشته باشند.باید در این شرایط پروژه بازطراحی شود به نحوی که برای دور طرف فواید بیشتری داشته باشد.و همچنین باید ریسک پروژه برای این افراد در جلسات توجیهی تشریح شود تا از به وجود امدن این اشتباهات جلوگیری شود.

سوال سوم:

در ادامه برنامه به سوالاتی شخصی پاسخ داده شد که کار خود را به تازگی در یک شرکت بین المللی در سنگاپور اغاز کرده است, در برابر این شخص چندین چالش وجود دارد که عبارتند از:این شخص بزرگترین مجموعه ای که اداره میکرده است دارای ۳ نفر کارمند بود است اما این شرکت بین المللی در سنگاپور دارای حداقل ۳۰ نفر کارمند میباشد, همچنین این فرد تا کنون در خارج از ایالات متحده امریکا تجربه کاری نداشته است و این اولین تجربه کاری او در خارج از کشور میباشد, تا کنون به صورت دور کاری با کسی کار نکرده است و اینکه این مجموعه دارای چندین دفتر در کشور های مختلف از جمله سنگاپور و چین میباشد و همچنین افرادی که برای این مجموعه مشغول به فعالیت هستند از کشور های مختلفی میباشند.

در ابتدا مشاورین برنامه از اقدام این فرد برای بر عهده گرفتن این چالش جدید حمایت میکنند و رمز موفقیت را رویارویی با چالش های جدید بر میشمارند.در زمینه دور کاری نظر خانم اومهنی این است که در صورتی که مدیر بتواند افراد درون یک مجموعه را به صورت موثر رهبری و مدیرت کند از نظر تئوری مشکلی برای هدایت افراد از راه دور نخواهد داشت و فقط باید به متد و پلت فرم اینگونه ارتباطات توجه کند همچنین لازم نیست که به صورت پیوسته وقت خود را در سفر کردن به دفاتر مختلف مجموعه از دست بدهد و باید سیستم ویوئو کنفرانسی را راه اندازی کند تا بتواند که به صورت موثر تری با افراد مختلف در ارتباط باشد. اما نباید از مقدار متعارف نیز این ارتباطات ویدئو کنفرانسی خارج شود و روابط مجموعه مانند شوی تلویزیونی شود.همچنین مدیریت در این موارد باید تلاش کند به صورت موثر قبل از گرفتن این مسولیت با فرهنگ و شرایط زندگی در کشور مقصد اشنا شود تا دید بهتری نسبت به مجموعه داشته باشدو همچنین باید تلاش کند تا افراد حاضر در مجموعه را توجیه کند تا گزارش هایی صریح و دقیق برای مدیدرت هر قسمت اماده کنند تا درک بهتری نسبت به شرایط مجموعه در ذهن مدیریت ایجاد شود.همچنین باید افراد را اماده کند تا با یکدیگر به طریق های مختلف ارتباط داشته باشند و در صورتی که این ارتباطات به صورت نفر به نفر و چهره به چهره باشد نتیجه موثر تری خواهد داشت.

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *